Datenschutz

Datenschutzhinweise für Bewerber*innen

Wir freuen uns, dass Sie sich bei der Scherr+Klimke AG bewerben möchten. Wir haben hier ausführliche Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei in unserem Bewerbungsverfahren und zur Einwilligung der Speicherung der Bewerbungsdaten im Talentpool zusammengestellt. Diese Hinweise zum Datenschutz, die mit Ihrer Bewerbung bei uns in Zusammenhang stehen, gelten ergänzend zu unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen, die Sie hier finden.

Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens, die Verarbeitung im Online-Bewerbermanagement-System sowie für die Führung des Talent-Pools ist die Scherr+Klimke AG, Eberhardtstraße 3, 89073 Ulm,  gesetzlich vertreten durch den Vorstand. Nähere Angaben und Kontaktdaten finden Sie in unserem Impressum.

Datenschutzfragen
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Datenschutzfragen richten Sie gerne per E-Mail an datenschutz@scherr-klimke.de oder vertraulich über unser Datenschutz-Portal.

Bei Fragen zur Verwendung Ihrer Bewerbungsdaten, dem Talentpool oder zum Widerruf können Sie sich auch an unsere Personalabteilung wenden über myjob@scherr-klimke.de.

Zwecke, Quellen und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis bei uns, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist, und um Ihre Eignung für eine konkrete Position zu bewerten. Hierbei werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann erhoben und verarbeitet, wenn Sie uns diese von sich aus im Falle einer Stellenbewerbung oder aus der Abfrage über ein Kontaktformular mitteilen.

Für die effektive und korrekte Durchführung und Abwicklung des Bewerbungsverfahrens erfassen, bewerten, bearbeiten und speichern wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Bewerbungsunterlagen in unserem Online-Bewerbermanagement-System. Dies geschieht automatisch maschinell und manuell gemäß den Vorgaben der DSGVO.

Bewerbungen, die nicht unseren Vorgaben entsprechen, etwa in Papierform, werden wir ausnahmslos ungeprüft der datenschutzkonformen Datenvernichtung zuführen – bitte bewerben Sie sich über das Bewerbermanagement.

Zur Unterstützung des Bewerbungsprozesses haben Sie nach Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung die Möglichkeit, weitere freiwillige Angaben zu Ihrem Bewerberprofil zu machen. Die Daten werden dann automatisch maschinell in Ihr Bewerberprofil in unserem Bewerbermanagement-System erfasst, ausgewertet, bearbeitet und gespeichert.
 
In den Formularfeldern gibt es Pflichtfelder. Diese müssen ausgefüllt werden, da wir anderenfalls Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen können. Weitere Angaben können von Ihnen freiwillig getätigt werden. So können Sie über die entsprechenden Felder Ihre Bewerbungsunterlagen etc. als Anlagen mitsenden. Ihre Angaben werden im gesamten Bewerbungsprozess selbstverständlich vertraulich behandelt und verschlüsselt übertragen. Wir nutzen diese Daten, um Sie besser kennen zu lernen; die Angabe hat keinen Einfluss auf das Ergebnis des Bewerbungsverfahrens.

Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO iVm. § 26 Abs. 1, Abs. 8 S. 2 BDSG sowie zur Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer weiteren, als freiwillige gekennzeichneten Daten ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sofern wir Ihre Einwilligung iSv. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO einholen, um Daten mit Ihrer Zustimmung zu verarbeiten, so tun wir dies zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen sowie zur Speicherung der Einwilligung zur Erfüllung von Nachweiszwecken. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist, verarbeiten wir Daten aufgrund der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1, lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse sind insbesondere Beweiszwecke bei Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Datenarten
Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen und die von Ihnen selbst hierzu übermittelt bzw. über das Formular und als Upload zur Verfügung gestellt werden. Dies sind insbesondere allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Namen, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer zur beruflichen Qualifikation und Schulausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung oder andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln und hochladen, etwa Anschreiben, Lebenslauf und weitere Dokumente (Zeugnisse, Schulungsnachweise etc.).

Vorstehend genannte personenbezogene Daten erheben wir grundsätzlich unmittelbar bei Ihnen. Sofern Sie selbst in beigefügten Unterlagen auf bestimmte Daten aus Ihrem Profil bei einem Business-Netzwerk (bspw. Xing, LinkedIn) verweisen, werden die dort angegebenen Daten in Übereinstimmung mit Ihrer Einwilligung gegenüber dem Netzwerk-Betreiber an uns übermittelt.

Im Rahmen Ihrer Bewerbung ist die Angabe von sensiblen Daten / besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO wie Angaben zum Familienstand, Gesundheit, Religionszugehörigkeit oder sexuelle Orientierung nicht erforderlich. Bitte verzichten Sie darauf, zumal diese Daten keine Auswirkung auf die Chancen Ihrer Bewerbung haben. Soweit Sie uns dennoch entsprechende Daten übermitteln (bspw. ein Foto, dass Sie mit Sehhilfe zeigt und damit Rückschlüsse auf eingeschränkte Sehkraft ermöglicht), stimmen Sie ausdrücklich deren Verarbeitung zu. Nach der DSGVO dürfen Minderjährige erst ab 16 Jahren wirksam in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einwilligen. Sind Sie minderjährig, muss die Zustimmung durch die Erziehungsberechtigte(n) bzw. die gesetzlichen Vertreter erfolgen.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten findet nur mit Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO statt. Ist die Verarbeitung für uns erforderlich, damit wir unsere Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz nachkommen können, so ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.

Bewerberpool / Talentpool
Wir führen einen internen Bewerberpool, in dem geeignete und interessierte Bewerber, denen wir im Rahmen ihrer Bewerbung kein konkretes Stellenangebot unterbreiten können, auf eigenen Wunsch und nur mit ausdrücklich erklärten Einwilligung aufgenommen werden können. Soweit eine zu Ihrem Profil passende Stelle ausgeschrieben wird, nehmen wir mit Ihnen Kontakt auf, um Ihr Interesse an dieser konkreten Stelle mit Ihnen zu klären. Die Kontaktaufnahme erfolgt im Regelfall telefonisch oder per E-Mail an die in der Bewerbung durch Sie angegebenen Kontaktdaten.
Rechtsgrundlage für die Aufnahme und Speicherung Ihrer Bewerbungsdaten in unseren Bewerberpool ist Ihre Einwilligung hierzu nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Kontaktaufnahme sind mögliche Maßnahmen zur Vertragsanbahnung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir erhalten die in den Bewerberpool aufgenommenen Daten aus Ihren eingereichten Bewerbungsunterlagen sowie aus möglicherweise in der Folge bereits durchgeführten Bewerbergesprächen oder Assessments. Die erklärte Bereitschaft zur Aufnahme in unseren Bewerberpool hat keinen Einfluss auf das Ergebnis eines Bewerbungsverfahrens.

Ihre Einwilligung für die Aufnahme im Bewerberpool und die damit verbundene verlängerte Speicherdauer können Sie jederzeit ohne Nachteile widerrufen. In diesem Falle löschen wir die gespeicherten Bewerbungsdaten unverzüglich.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Intern erhalten bei uns nur ausgewählte Personen Zugriff auf Ihre Daten. Dies ist insbesondere die zuständigen Personen aus dem Bereich Human Resources/ Recruitment und die ausschreibende Fachabteilung. Auch diese Beschäftigten sind zum datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet und geschult. Darüber hinaus können IT-Administratoren zu technischen Zwecken auf Datensätze zugreifen.

Alle Beteiligten behandeln die Bewerbung mit entsprechender Sorgfalt und streng vertraulich und sind zur Einhaltung der Datenschutzvorschriften verpflichtet. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte, soweit dies nicht zwingend, bspw. aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, erforderlich ist. Weiterhin können personenbezogene Daten verarbeitet werden, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist.  In diesen Fällen greifen etwa beauftragte Rechtsanwälte und ggf. weitere Verfahrensbeteiligte auf personenbezogene Daten zu.

Sie können sich auf elektronischem Wege bei unserem Unternehmen bewerben, insbesondere auch über unser Online Karriereportal. Hierbei setzen wir im Rahmen unseres Online-Bewerbermanagement-Systems einen deutschen Dienstleister als Software- und Servicepartner ein: die rexx systems GmbH, Süderstrasse 75-79, 20097 Hamburg. Der beauftragte Dienstleister verarbeitet und nutzt Ihre personenbezogenen Daten in unserem Bewerbermanagementsystem ausschließlich weisungsgebunden durch uns für den Zweck der korrekten Abwicklung des Bewerbungsverfahrens als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO. Er ist zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen gemäß DSGVO verpflichtet worden und hat umfangreiche technische und betriebliche Schutzvorkehrungen für die Sicherheit der Daten getroffen. Ihre Online-Bewerbung wird dort über eine verschlüsselte Verbindung direkt an die Personalabteilung weitergeleitet und selbstverständlich vertraulich und mit eingeschränkten Zugriffsberechtigungen behandelt.

Sofern möglich verarbeiten wir personenbezogene Daten schwerpunktmäßig nur in Deutschland und in der EU. Soweit wir Dienstleister einsetzen, die berechtigterweise außerhalb der EU / des EWR personenbezogene Daten für uns verarbeiten stellen wir sicher, dass vor der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten ein angemessenes Datenschutzniveau beim Empfänger hergestellt wird. Damit ist gemeint, dass über EU-Standardvertragsklauseln (SCC) oder andere zusätzliche Garantien ein Datenschutzniveau erreicht wird, dass mit den Standards innerhalb der EU vergleichbar ist.

Sicherheit der Daten
Wir sichern unsere Webseiten und Server sowie die Verarbeitung der von Ihnen übermittelten Bewerberdaten durch aktuelle technische und organisatorische Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und die Daten vor Risiken wie Verlust, Zerstörung, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff bestmöglich zu schützen. Bei der Übermittlung personenbezogener Daten setzen wir aktuelle Verschlüsselungstechnologien und VPNs für höchste Vertraulichkeit ein. Unsere Server setzen verschiedene Sicherheitsmechanismen und Berechtigungsverfahren ein, um unbefugten Zugriff zu erschweren. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessert. Bitte beachten Sie, dass von Ihnen unverschlüsselt übersandte E-Mails nicht zugriffsgeschützt übermittelt werden. Papierunterlagen werden der datenschutzkonformen Aktenvernichtung zugeführt.

Bereitstellung der Daten
Wenn Sie sich bei uns bewerben möchten, benötigen wir von Ihnen nur die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten. Ohne diese Daten ist es uns allerdings nicht möglich, ein Bewerbungsverfahren durchzuführen. Die Angabe weiterer Daten ist nicht erforderlich, ebenso ist die Bereitschaft zur Aufnahme in unseren Bewerberpool freiwillig. Beides hat keine Auswirkungen auf den Erfolg des Bewerbungsverfahrens.

Speicherdauer
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten während des laufenden Bewerbungsverfahrens, solange dies bis zur unternehmensinternen Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Übersendete Papierunterlagen werden ohne weiteren Hinweis der datenschutzkonformen Aktenvernichtung zugeführt – bitte bewerben Sie sich ausschließlich digital.
Bei erfolgreicher Bewerbung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses werden die Daten während der Dauer gespeichert und nach dessen Beendigung spätestens nach Ablauf der für das Arbeitsverhältnis geltenden gesetzlichen Verjährungs- oder arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen gelöscht.

Soweit ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt, werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von berechtigten Interessen vorliegt. Dies ist insbesondere bei der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche nach dem AGG sowie vorvertragliche Schadenersatzansprüche der Fall. Spätestens nach sechs Monaten werden die Bewerbungsunterlagen automatisch bei Nichtzustandekommen gelöscht.

Eine Speicherung darüber hinaus erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über die freiwillige Aufnahme in unseren Bewerberpool. Wenn Sie in die Aufnahme in unseren Bewerberpool eingewilligt haben, speichern wir Ihre Daten dort für maximal 18 Monate, beginnend mit dem Ende Ihres Bewerbungsverfahrens, soweit keine Einstellung erfolgt ist. Wir sind hierzu nicht verpflichtet und können jederzeit die Speicherung durch Löschen der Daten beenden, in diesem Falle informieren wir Sie unaufgefordert.

Bitte teilen Sie uns zwischenzeitliche Änderungen Ihrer Daten, insbesondere der Kontaktdaten, selbständig mit. Wenn Sie keine weitere Speicherung in unserem Bewerberpool wünschen, können Sie Ihre diesbezügliche Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen über die genannten Kontaktdaten widerrufen. In diesem Fall löschen wir Ihre Bewerbungsdaten unverzüglich. Selbstverständlich löschen wir Ihre Bewerbungsdaten auch dann unverzüglich, wenn Sie uns dazu auffordern, etwa, weil Sie kein Interesse mehr an Ihrer Bewerbung bei uns haben und selbst absagen.

Einzelfallentscheidung und Profiling
Wir führen mittels der von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten kein Profiling durch. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, das heißt, die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung.

Ihre Rechte als Betroffener
Sie haben ein Auskunftsrecht über die zu Ihrer Person betreffenden personenbezogenen Daten, die bei uns gespeichert sind. Darüber hinaus haben Sie das Recht, Ihre Daten zu berichtigen, zu löschen, deren Verarbeitung einzuschränken oder zu widerrufen, sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Zudem können Sie jederzeit einer getätigten Einwilligung widerrufen bzw. der Verarbeitung ihrer Daten aufgrund berechtigter Interessen. Bei schriftlicher Anfrage über unsere genannten Kontaktdaten kommen wir ihrem Anliegen umgehend nach. Sie können uns dazu über unser Datenschutzportal kontaktieren. Sie können sich an die Datenschutzbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden, wenn Sie Ihr Beschwerderecht wahrnehmen möchten. 

Weitere Fragen zum Datenschutz
In unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen finden Sie weitere Informationen zum Datenschutz, insbesondere auch zum Besuch unserer Webseite. Wenn Sie besondere Fragen zu Ihren Bewerberdaten haben, können Sie sich direkt an uns über myjob@scherr-klimke.de oder über unser Datenschutzportal wenden.